Amikor agilis működésről beszélünk, nagyon könnyű módszertanokra gondolni.
Scrumra.
Sprintekre.
Daily meetingekre.
Retrospektívre.
Backlogokra.
Táblákra.
Tribe-okra, squadokra és mindenféle agilis szervezeti megoldásokra.
És persze ezeknek megvan a maguk helye. Ha akadémiai vagy projektmenedzsment oldalról nézzük, az agilis működésnek valóban van módszertani, folyamatszervezési és projektvezetési oldala.
Csakhogy az agilitás lényege szerintem nem ott kezdődik, hogy milyen táblát használunk, hány percig tart a napi egyeztetés, vagy pontosan milyen rituálékat vezetünk be.
Hanem ott, hogy hogyan gondolkodunk, kapcsolódunk és tanulunk együtt akkor, amikor a helyzet bizonytalan.
A kiszámíthatóság illúziója
A legtöbb szervezet ma már nem olyan környezetben dolgozik, ahol minden előre kiszámítható.
Változnak az ügyféligények.
Változik a technológiai környezet.
Változik a szabályozás.
Változnak a piaci prioritások.
Változnak a belső szervezeti elvárások.
A tréningeken gyakran azzal kezdjük a közös munkát, hogy megkérdezzük: milyen változások történtek nálatok az elmúlt három évben? Mi ment le jól változásként? Mi volt nehéz? Mi okozott bizonytalanságot?
A válaszokból nagyon gyorsan kirajzolódik, hogy a legtöbb csapat egy turbulens, gyorsan változó világban próbál jól működni.
Ilyenkor pedig nem az a legfontosabb kérdés, hogy tökéletes tervünk van-e minden helyzetre.
Hanem az, hogy képesek vagyunk-e gyorsan tanulni.
Képesek vagyunk-e időben visszajelzést kérni?
Képesek vagyunk-e egymáshoz kapcsolódni?
Képesek vagyunk-e dönteni bizonytalan helyzetben?
Képesek vagyunk-e együttműködni akkor is, amikor nem minden világos előre?
Az agilis működés készségkészlet
Az agilitás nem egyszerűen folyamat. Sokkal inkább készségkészlet.
Persze fontosak a keretek, a szerepek, az események és a munkaszervezési eszközök. De önmagukban ezek nem tesznek egy szervezetet agilissá.
Attól, hogy van backlog, még nem biztos, hogy gyorsabban tanulunk.
Attól, hogy van retrospektív, még nem biztos, hogy valóban beszélünk a hibákról.
Attól, hogy van daily meeting, még nem biztos, hogy jobban kapcsolódunk egymáshoz.
Attól, hogy használunk agilis szavakat, még nem biztos, hogy agilisabban működünk.
Az agilis működéshez olyan készségekre van szükség, amelyek segítenek a gyorsabb tanulásban, a jobb együttműködésben és a bizonytalanság kezelésében.
Rendszerben gondolkodás: nemcsak a saját feladatom számít
Az egyik fontos agilis készség a rendszerben gondolkodás.
Ez azt jelenti, hogy nemcsak a saját részfeladatomat látom, hanem azt is, hogyan kapcsolódik mások munkájához.
Egy szervezetben nagyon könnyű beleszűkülni a saját területünk logikájába. Nekem van egy feladatom, egy határidőm, egy célom, egy mérőszámom. Csakhogy amit én csinálok, annak hatása van másokra is.
Ha én késlekedem, más nem tud továbbmenni.
Ha én nem adok elég információt, más rossz döntést hoz.
Ha én csak a saját prioritásomat nézem, a közös teljesítmény sérülhet.
Az agilis működéshez ezért nem elég jól elvégezni a saját munkámat. Látnom kell azt is, hogyan illeszkedik mindez a nagyobb rendszerbe.
Együttműködés: kilépni a silókból
A másik kulcsterület az együttműködés.
Nagyon sok szervezetben jelen van a silós működés. Minden terület védi a saját prioritásait, saját erőforrásait, saját értelmezését. Ez érthető, de könnyen oda vezet, hogy a szervezet egésze lassabban, merevebben és kevésbé hatékonyan reagál.
Az agilis működésben fontos kérdés, hogy mennyire vagyunk képesek átlépni ezeken a silókon.
Tudunk-e közös haszonban gondolkodni?
Tudjuk-e kezelni az eltérő prioritásokat?
Tudunk-e úgy egyeztetni, hogy nemcsak az derül ki, kinek van igaza, hanem az is, hogyan tudunk együtt előrelépni?
Az együttműködés nem pusztán jó hangulat kérdése. Szervezeti teljesítménykérdés.
Feedback: nem a végén akarjuk megtudni, hogy nem működik
Az agilis szervezet nem a végén szeretné megtudni, hogy valami nem működik.
Hanem minél korábban.
Ezért kulcskérdés a visszajelzés kultúrája. Hogyan kérünk visszajelzést? Mennyire gyorsan? Mennyire konkrétan? Mennyire merjük jelezni, ha valami nem működik? És mit kezdünk azzal, ha valaki visszajelzést ad?
Ha egy csapat csak a projekt végén szembesül azzal, hogy rossz irányba ment, az drága tanulás.
Az agilis működés egyik lényege éppen az, hogy rövid tanulási ciklusokban dolgozunk. Kipróbálunk valamit, visszajelzést kérünk, tanulunk belőle, módosítunk, és megyünk tovább.
Ehhez viszont olyan készségek kellenek, mint a kérdezés, a meghallgatás, a visszajelzés adása és fogadása, valamint a hibákból való tanulás képessége.
Pszichológiai biztonság: ahol lehet kérdezni és hibát jelezni
Tanulni csak ott lehet igazán, ahol az emberek mernek kérdezni.
Ahol lehet jelezni, ha valami nem világos.
Ahol lehet szólni, ha valami nem működik.
Ahol lehet hibát felvállalni anélkül, hogy azonnal bűnbakkeresés indulna.
Ahol a kérdés nem gyengeség, hanem a közös tanulás része.
Ezért az agilis működés egyik fontos alapja a pszichológiai biztonság.
Ha az emberek félnek megszólalni, akkor a szervezet nem fog időben tanulni. A hibák később derülnek ki, a problémák rejtve maradnak, a jó ötletek nem kerülnek felszínre.
Az agilitás tehát nemcsak technikai vagy szervezési kérdés. Nagyon erősen kapcsolódik a bizalomhoz, a vezetői jelenléthez és a csapaton belüli kommunikáció minőségéhez.
Bizalom és felelősségvállalás: kinél van a labda?
Agilis működésben nem elég azt mondani, hogy „majd beszélünk róla”.
A kérdés mindig nagyon konkrét:
Kinél van a labda?
Ki viszi tovább?
Ki dönt?
Ki kér visszajelzést?
Ki szól, ha elakadás van?
Ki vállal felelősséget a következő lépésért?
A bizalom és a felelősségvállalás kéz a kézben járnak. Ha nincs bizalom, az emberek nem mernek dönteni. Ha nincs felelősségvállalás, az agilitás könnyen szétesik.
Ezért is fontos kimondani: az agilitás nem káosz.
Nem szabálytalanság.
Nem az, hogy bármikor bármit átírunk.
Nem az, hogy nincsenek keretek.
Nem az, hogy mindenki azt csinál, amit szeretne.
Az agilitás sokkal inkább fegyelmezett tanulás egy gyorsan változó környezetben.
Az agilis készségek fejleszthetők
A jó hír az, hogy az agilis működéshez szükséges készségek fejleszthetők.
Lehet gyakorolni, hogyan kérünk korábban visszajelzést.
Lehet gyakorolni, hogyan hozunk gyorsabban döntéseket.
Lehet fejleszteni az együttműködést.
Lehet dolgozni a pszichológiai biztonságon.
Lehet tanulni a felelősségvállalást, a rendszerben gondolkodást és a közös priorizálást.
És talán éppen ez a lényeg.
Ha fél év múlva egy csapat azt mondja magáról, hogy agilisabban működik, nem biztos, hogy az lesz a legfontosabb jel, hogy több agilis kifejezést használ.
Hanem az, hogy hamarabb tanul.
Jobban kapcsolódik.
Bátrabban kérdez.
Gyorsabban kér visszajelzést.
Tisztábban vállal felelősséget.
És hamarabb érti meg, merre érdemes továbbmenni.
Az agilitás számomra nem elsősorban arról szól, hogy milyen módszertant vezetünk be.
Hanem arról, hogyan tudunk egy bizonytalan, gyorsan változó világban fegyelmezetten tanulni, együttműködni és előrelépni.
